Cómo procesar facturas automáticamente con IA y validar los datos extraídos
Última actualización: 19 de diciembre de 2024
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La app te permite agilizar significativamente el registro de facturas de proveedor mediante la subida de archivos PDF o imágenes, utilizando inteligencia artificial avanzada para extraer automáticamente todos los datos. Esto reduce errores y ahorra tiempo considerable comparado con el registro manual.
Verificación de límites del plan
Antes de procesar facturas, el sistema verifica automáticamente si tu plan permite escanear más documentos. Cada plan tiene un límite mensual de facturas que se pueden procesar con IA:
El indicador te mostrará cuántas facturas has procesado este mes y cuántas te permite tu plan
Si has alcanzado el límite, podrás crear facturas manualmente pero no usar el escaneo con IA
Los límites se renuevan cada mes
¿Cómo subir facturas para escaneo?
Ve a la sección Facturas en el menú principal
Haz clic en la pestaña Añadir / Validar
Pulsa el botón Procesar facturas (disponible solo si tienes límite disponible)
Opciones de subida
Múltiples archivos simultáneos:
Puedes subir hasta 10 archivos a la vez
Arrastra y suelta directamente o selecciona desde tu ordenador
Formatos admitidos: PDF, JPG, PNG, WEBP
Tamaño máximo: 10MB por archivo
Captura con cámara: Si usas la app en móvil/tablet, puedes activar la cámara para fotografiar la factura directamente.
Validación automática
El sistema valida automáticamente cada archivo:
Formato: Solo acepta PDF, JPG, PNG y WEBP
Tamaño: Rechaza archivos mayores a 10MB
Límites: No permite superar las 10 facturas simultáneas
💡 Para mejores resultados, asegúrate de que las imágenes estén bien iluminadas, sin sombras y con buena resolución. Los PDF no deben estar protegidos con contraseña.
Procesamiento automático con IA
Una vez subidos los archivos, comienza un proceso sofisticado completamente automatizado:
1. Subida y almacenamiento
Los archivos se almacenan de forma segura en el sistema
Se asigna un identificador único a cada factura
El proceso continúa en segundo plano aunque cierres la ventana
2. Conversión y preparación
PDFs: Se convierten automáticamente a imágenes de alta calidad página por página
Imágenes: Se optimizan para mejorar la precisión del reconocimiento
Todas las páginas de una factura se procesan conjuntamente
3. Análisis con inteligencia artificial
El sistema utiliza modelos de IA avanzados (OpenAI GPT-4/o1) que:
Analizan TODAS las páginas de cada factura conjuntamente
Extraen datos estructurados: número de factura, proveedor, fechas, conceptos detallados
Clasifican automáticamente cada concepto como 'Compra' (inventario) o 'Gasto' (operativo)
Asignan categorías y centros de coste según la naturaleza del concepto
Calculan totales, subtotales e impuestos con precisión
4. Estados del procesamiento
Podrás ver el estado de cada factura en tiempo real:
Procesando: La IA está analizando el documento
Procesada: Datos extraídos correctamente, lista para validar
Error: Hubo un problema en el procesamiento
5. Limpieza automática
Una vez procesada la factura exitosamente, el archivo original se elimina automáticamente del almacenamiento para optimizar el espacio.
Validar y revisar los datos extraídos
Cuando una factura está en estado Procesada, haz clic sobre ella para abrir el formulario de validación pre-rellenado.
¡Este paso es crucial!
Aunque la IA es muy precisa, siempre debes revisar cuidadosamente:
1. Información general de la factura
Número de factura: Verifica que coincida exactamente
Proveedor: Confirma el nombre (se creará automáticamente si no existe)
Fechas: Emisión y vencimiento
Totales: Subtotal, impuestos y total final
2. Detalle de líneas (el más importante)
Para cada concepto extraído:
Datos básicos:
Nombre del concepto: Descripción del producto o servicio
Cantidad y precio: Que coincidan con la factura original
Impuestos: Porcentaje aplicado a cada línea
Clasificación crítica:
Tipo de transacción:
Compra: Si afecta inventario (productos, ingredientes)
Gasto: Si es un coste operativo (servicios, alquiler, etc.)
Categoría: Asignada automáticamente según el tipo
Centro de coste: Para organización contable
Campos específicos de compras:
Unidad de medida: Verificar que sea correcta (Kg, L, Unidades, etc.)
Factor de conversión: Para convertir entre unidad de compra y unidad de uso
Stock mínimo: Nivel de reorden para el producto
Campos específicos de gastos:
Recurrente: Si es un gasto que se repite regularmente
3. Ajustes manuales
Puedes:
Modificar cualquier campo según sea necesario
Añadir líneas que no se detectaron
Eliminar líneas incorrectas
Cambiar tipos de transacción si la IA se equivocó
⚠️ La precisión de la extracción automática depende de la calidad y formato de la factura original. Siempre revisa los datos extraídos, especialmente el tipo de transacción y los detalles de las compras que afectan al inventario.
Confirmar y guardar la factura
Cuando todos los datos estén revisados y corregidos, pulsa Validar y Guardar
El sistema realizará automáticamente:
Guardado de la factura y sus líneas en la base de datos
Creación/actualización del proveedor si es necesario
Para cada línea de Compra:
Registro automático de la compra
Actualización del inventario y stock
Actualización del coste promedio del producto
Para cada línea de Gasto:
Registro del gasto operativo en la contabilidad
La factura queda marcada como completada y se refleja en todos los dashboards correspondientes
Monitoreo y notificaciones
Procesamiento en segundo plano: Puedes cerrar la ventana y seguir trabajando
Notificaciones automáticas: Te avisamos cuando las facturas estén listas para validar
Actualización en tiempo real: Los estados se actualizan automáticamente sin necesidad de recargar
Limitaciones y consideraciones
Límite mensual: Según tu plan de suscripción
Calidad del documento: Facturas mal escaneadas o poco legibles pueden generar errores
Idioma: Optimizado para facturas en español
Formatos complejos: Facturas con formatos muy irregulares pueden requerir más validación manual
💡 Eliminar una factura pendiente de validar no reduce el contador mensual de facturas procesadas por IA. Solo cuenta el procesamiento inicial, no la validación.
Mejores prácticas
Calidad de imagen: Usa buena iluminación y evita sombras
Formato completo: Incluye todas las páginas de facturas multipágina
Revisión sistemática: Siempre valida los tipos de transacción
Validación oportuna: Procesa las facturas extraídas en tiempo razonable
Organización: Usa las categorías y centros de coste consistentemente
El sistema de escaneo con IA te permitirá procesar facturas hasta 10 veces más rápido que el registro manual, manteniendo alta precisión con la validación humana.
¿Tienes dudas? Consulta los artículos relacionados o contacta con soporte desde la app.