Cómo gestionar las propinas en restaurantes ante la llegada de Verifactu en 2026

El sector de la restauración en España se encuentra en un punto de inflexión tecnológico y normativo sin precedentes. Con la entrada en vigor definitiva del sistema Verifactu en 2026, la transparencia operativa ya no es una opción, sino una obligación ineludible. Uno de los puntos que mayor incertidumbre genera entre los dueños de negocios es la gestión de las propinas, especialmente aquellas que se perciben por medios digitales. Lo que antes era una gestión informal de efectivo se ha transformado en un proceso que requiere trazabilidad, justificación documental y una correcta integración en la contabilidad y las nóminas. En este artículo, analizamos cómo la digitalización y la nueva normativa fiscal obligan a los gestores de restaurantes a profesionalizar el registro de estos ingresos para evitar riesgos ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

¿Qué es el sistema Verifactu y cómo impacta en el día a día del restaurante?

El sistema de emisión de facturas verificables, conocido como Verifactu, nace con el objetivo de combatir el fraude fiscal mediante la imposibilidad de alterar o borrar registros de facturación una vez generados. Según detalla la Agencia Tributaria, este sistema garantiza la integridad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros. Para un restaurante, esto significa que cada ticket emitido debe estar vinculado a un registro informático inalterable que se envía, en tiempo real o bajo requerimiento, a la administración.

Históricamente, las propinas quedaban en un limbo gris al ser entregadas mayoritariamente en metálico. Sin embargo, el auge de los pagos con tarjeta, códigos QR y apps de pago ha provocado que la mayoría de estas gratificaciones pasen ahora por el datáfono del establecimiento. En el contexto de Verifactu, cualquier entrada de dinero en la cuenta bancaria de la empresa que no coincida exactamente con el importe de las facturas emitidas puede ser motivo de inspección si no existe un desglose claro que identifique dicho excedente como una propina.

La clasificación jurídica de las propinas: Liberalidades de terceros

Desde un punto de vista legal, las propinas no son ingresos del restaurante, sino gratificaciones voluntarias de los clientes hacia el personal. Se consideran "liberalidades de terceros". Sin embargo, el problema surge cuando el restaurante actúa como intermediario en el cobro y posterior reparto. Expertos como Guillermo López, de La Ciencia en tu Negocio, advierten que si la empresa gestiona estas cantidades sin un protocolo riguroso, Hacienda podría interpretar ese dinero como ingresos propios del negocio no declarados (sujetos a IVA e Impuesto de Sociedades) o como salarios encubiertos sin cotizar.

Para evitarlo, es fundamental que el restaurante actúe meramente como custodio temporal del dinero. La trazabilidad que exige Verifactu implica que, si un cliente paga 110€ por una cena cuya factura es de 100€, esos 10€ de diferencia deben quedar registrados específicamente como propina en el sistema de gestión del restaurante. Herramientas de gestión financiera como Misen App pueden facilitar enormemente esta tarea al permitir un control exhaustivo de los registros de ventas y la conciliación automática, asegurando que cada euro que entra en la caja tenga una justificación clara y vinculada a su origen.

El reto de las propinas digitales y la trazabilidad financiera

El cobro de propinas a través del datáfono es hoy la norma. Esto genera un rastro bancario que la Agencia Tributaria puede monitorizar con facilidad. Según informes de Hostelería Digital, la falta de una normativa específica clara hasta hace poco ha llevado a muchos hosteleros a cometer errores contables involuntarios. Con Verifactu, el descuadre entre lo facturado y lo cobrado debe ser nulo.

¿Cómo registrar correctamente la propina en el software?

1. Desglose en el TPV: El terminal de punto de venta debe estar configurado para diferenciar el importe del servicio de la gratificación voluntaria.2. Conciliación bancaria: Es vital cruzar los extractos del banco con las facturas emitidas. Si utilizas soluciones como el escaneo automático de facturas y albaranes de Misen App, puedes mantener un orden riguroso de todos los documentos financieros que entran en el negocio, lo que simplifica la justificación de los movimientos de tesorería.3. Evidencia documental: Ante una inspección, el restaurador debe poder demostrar que esos 10€ adicionales corresponden a una propina y que han sido o serán entregados a los trabajadores.

Obligaciones con la Seguridad Social y el tratamiento en nómina

Un error común es pensar que, al ser un regalo del cliente, la propina no debe aparecer en la documentación laboral. Nada más lejos de la realidad. Cuando el restaurante gestiona el reparto, estas cantidades deben reflejarse en la nómina de los empleados como percepciones no salariales. Al no tener la consideración de salario (puesto que no las paga el empresario por el trabajo realizado, sino un tercero de forma voluntaria), no cotizan a la Seguridad Social, pero sí están sujetas a la retención del IRPF correspondiente al trabajador.

La falta de reflejo de estos importes en las nóminas puede derivar en sanciones por parte de la Inspección de Trabajo, que podría reclamar las cotizaciones no ingresadas si considera que se está utilizando la propina para completar el salario base de forma opaca. Organizaciones del sector ya han advertido sobre la dificultad técnica de gestionar estos flujos bajo la presión de Verifactu, lo que subraya la necesidad de contar con sistemas de gestión integrados que automaticen el registro de estos datos.

Cómo redactar un reglamento interno de propinas

Para dotar al negocio de seguridad jurídica, es altamente recomendable crear un Reglamento Interno de Propinas. Este documento debe ser transparente y conocido por toda la plantilla. Debe incluir:

• El sistema de reparto: ¿Se usa el sistema de puntos, el de "tronco" (reparto equitativo) o partes proporcionales según la jornada?
• Periodicidad: ¿Se reparten diaria, semanal o mensualmente?
• Gestión de cobros digitales: Especificar que las propinas por tarjeta se abonarán a través de la nómina para cumplir con la normativa fiscal.
• Comisión de seguimiento: En equipos grandes, designar a un responsable o comité de trabajadores que verifique la transparencia del proceso.

Contar con este reglamento no solo previene conflictos laborales, sino que sirve como prueba de descargo ante una inspección de Hacienda, demostrando que existe un protocolo reglado y que el restaurante no se está lucrando con esas cantidades.

Caso práctico: Ajuste de un descuadre en caja bajo Verifactu

Imaginemos el Restaurante "El Olivo" en junio de 2026. Al cerrar el día, el datáfono indica cobros por valor de 2.550€, pero el sistema Verifactu ha registrado facturas por 2.400€. En el modelo anterior, esa diferencia de 150€ podría haberse gestionado de forma informal. Bajo Verifactu, esos 150€ deben estar identificados en el sistema como "Propinas/Otros ingresos no sujetos a IVA".

Si el dueño de "El Olivo" utiliza una herramienta avanzada de gestión como Misen App, podrá vincular ese histórico de precios y registros de ventas con el control de stock y el escandallo de sus platos de forma automática. Al registrar el albarán y conciliarlo con la venta, el sistema detectará el excedente. El gestor simplemente asignará ese excedente a la cuenta de pasivo correspondiente (dinero adeudado a empleados) hasta que se realice el reparto en nómina, manteniendo la contabilidad impecable y lista para cualquier auditoría de la AEAT.

Conclusión

La implementación de Verifactu en 2026 marca el fin de la era de la gestión informal en la hostelería española. Las propinas, que representan una parte significativa de los ingresos netos de los trabajadores del sector, deben ser tratadas con la misma seriedad que cualquier otra transacción financiera. La clave del éxito para los dueños de restaurantes radica en la anticipación: digitalizar los procesos, utilizar software que permita la trazabilidad total y establecer reglas claras de reparto. Solo mediante la transparencia y el uso de herramientas tecnológicas adecuadas se podrá navegar este nuevo escenario normativo sin poner en riesgo la viabilidad y la reputación del negocio.